Когда документ – основа безопасности

Что такое безопасность предприятия? На этот вопрос, я думаю, у каждой из его служб свой ответ. Для бухгалтерии – это вовремя и правильно оформленные и перечисленные платежи и налоги, для инженерной службы – исправное техническое состояние оборудования, для торгового отдела – надежные партнеры. А для кадровой службы – это конечно же работники (персонал!), так как одно из основных условий успешной деятельности и развития – работа с людьми, которым можно доверять.

Грамотный и опытный кадровик знает, что основную часть ущерба предприятию наносят его собственные работники, как бы нелепо это ни казалось дилетантам. Человеческий фактор невозможно игнорировать, ведь любой из работников может своим непрофессионализмом, бездействием, да и просто глупостью нанести ущерб в виде упущенной выгоды, а иногда и прямой ущерб. А как оценить ущерб в виде утечки обученного вами персонала? Или ущерб, нанесенный предприятию уволенным работником начиная с очернения имиджа предприятия и заканчивая воровством клиентской базы, разработок, технологий?

Замечательно, если на предприятии существует служба безопасности, способная выявить разного рода «засланных казачков», потенциальных скандалистов, скрытых лентяев и других «нежелательных» работников до оформления их на работу, тем самым предотвращая многие негативные ситуации. Если же предприятие не имеет возможности содержать такую службу, то практически вся тяжесть бремени ложится на плечи кадровиков. И вот здесь на помощь приходят документы – четко прописанные регламенты и процедуры.

Поиск, отбор, найм, обучение, увольнение персонала и все, что так или иначе относится к управлению персоналом должно быть максимально защищено. Обеспечение этих процессов невозможно без нормативной документации, поэтому разработка и использование локальных нормативных актов (ЛНА) является непременным условием безопасного управления персоналом.

Вроде все просто – все знают, что и как нужно писать в ЛНА, но посмотрите, сколько жалоб в ГИТ, обращений в суды! И вопросов не становится меньше.

Я остановлюсь лишь на некоторых аспектах составления и применения ЛНА, ведь главное – понять принцип защиты работодателя с помощью ЛНА.

Оформление на работу – один из этапов найма работников, это также часть кадрового делопроизводства, которому многие, к сожалению, уделяют минимальное количество времени. А жаль! Ведь правильное оформление – это залог «правильных» отношений с работниками. И к безопасности предприятия кадровое делопроизводство имеет самое прямое отношение. По сути, кадровое делопроизводство и является основой безопасного найма.

Посудите сами: от того, как работодатель оформит свои отношения с работником, насколько полными будут данные у работника о будущей работе, а у работодателя о работнике, зависят дальнейшие их трудовые (и не только) отношения.

Процедура оформления начинается с ознакомления работника (пока еще потенциального) с локальными нормативными актами предприятия. К ним относятся: правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных работников, должностная инструкция, Это имеет принципиальное значение, недаром в изменениях к ТК ознакомление работника с ЛНА до подписания трудового договора внесено в ст.68.

В правилах внутреннего трудового распорядка должны быть прописаны все принципы организации трудовой деятельности и взаимоотношений работодателя и работников; порядок приема и увольнения работников; права и обязанности работодателя и работников; графики работы, порядок предоставления отпусков, то есть рабочее время и время отдыха; система оплаты; порядок повышения квалификации, принципы профессиональной подготовки; система поощрений и виды ответственности за нарушение трудовой дисциплины. Кстати, если на предприятии введена система контроля и доступа (так называемые «электронные пропуска»), а также есть охрана (например, заключен договор с ЧОП), это тоже в обязательном порядке отражено в ПВТР. Регламенты, взаимодействия и т. д. Например, по закону работников не имеют права ДОСМАТРИВАТЬ, но в ЛНА можно изменить формулировку на более мягкую и тем не менее действующую: «...работник обязан лично предъявить для внешнего визуального осмотра раскрытую ручную кладь работнику ЧОПа... и т. д.».

В положении о защите персональных данных работников подробно описаны понятия и состав персональных данных, принципы и процедуры их обработки. Определен и конкретный перечень лиц и организаций, имеющих доступ к персональным данным работников, а также принципы защиты персональных данных. Нельзя забывать и о правах и обязанностях работников, регламентирующих защиту его персональных данных. Предусматриваются виды ответственности за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работников. В положение о коммерческой тайне включаются все регламенты, связанные с получением работником, обработкой, хранением и применением сведений, касающихся коммерческой тайны предприятия. При этом необходимо помнить, что самым лучшим способом защиты всегда является дробление информации и ее использование частями, т. е. один работник не должен обладать полной информацией о том или ином стратегическом процессе, кроме руководителя. В этом положении можно также прописать регламент и сроки нераспространения информации о предприятии работником после расторжения трудовых отношений с работодателем, это очень важный пункт, ведь сохранение положительного делового имиджа для работодателя – это стратегическая задача...

В должностной инструкции, составленной для каждой должности или профессии работников, обязательно указываются следующие пункты:

1. Должность/профессия.

2. Подразделение.

3. Подчиненность (кому работник непосредственно подчинен и чьи указания выполняет).

4. Порядок приема и освобождения от должности.

5. Требования к квалификации (образование, стаж, что работник должен знать).

6. Должностные обязанности ( подробно, с указанием всех видов выполняемых работ).

7. Командировки (если предполагаются).

8. Внутренние и внешние коммуникации (подробно, с указанием, от кого и какую информацию работник получает, кому и какую информацию передает).

9. Права.

10. Ответственность.

11. Показатели оценки (измеряемые и функциональные).

12. Программа повышения квалификации.

13. Перспективы служебного роста.

И конечно же главное – трудовой договор! Почему-то многие собственники бизнеса не придают особого значения содержанию трудового договора, который заключается с их работниками, берут любой более или менее подходящий, унифицированный... И при этом договоры с контрагентами – это «святое», над ними трудятся юристы, «просчитываются все ходы». Ах, если бы все собственники так же относились и к трудовым договорам, заключаемым с работниками! Тогда работодатель был бы максимально защищен в случае трудовых споров.

Таким образом, без грамотного оформления кадровой документации при приеме работника невозможно обеспечить безопасность предприятия. Ведь при возникновении спорных ситуаций легче разобраться в ситуации, если все регламенты работы прописаны в документах.

Конечно, перед оформлением документов при оформлении есть еще отбор, оценка и множество других процедур, и, на мой взгляд, процедуры оценки кандидатов на вакантные должности теряют всякий смысл без правильного оформления. И я еще раз повторюсь: основа без-опасности – правильное, юридически грамотное, продуманное оформление всех процедур.

Т. Теглецова,

директор по управлению персоналом
ХК «Инкотекс»