Пишите письма!

Как службам персонала вести информационную
и эпистолярную деятельность

Информационный поток, отражающий процесс управления компаниями, растет постоянно – это устойчивая тенденция современного делового мира. Информационные письма поэтому часто содержат в себе больше сведений, чем другие организационно-распорядительные документы.

Во-первых, информация, передаваемая во внутренних письмах, зачастую более актуальна. Она соответствует реальности, несмотря на то, что в приказах, положениях, актах и прочих регламентах содержится много существенных для управления компанией деталей. Во-вторых, информационные письма сотрудники, допустим, нашей компании читают, а о существовании и содержании положений, актов, регламентов имеют, к сожалению, приблизительное представление.

Есть компании, в которых служба персонала пробуждается вместе с бухгалтерией перед расчетным периодом – как правило,
25 числа каждого месяца. Отсюда информационные письма с просьбой немедленно сдать табели учета рабочего времени, выздоровевших и болеющих сотрудников просят предоставить больничные листы, а собирающихся в отпуск загодя сдать заявления об уходе в отпуск. Продвинутые компании просят от руководителей отчеты об оценке ключевых показателей (KPI) сотрудников. Но ведь деятельность в области управления заработными платами, компенсациями и премированием, несмотря на очевидную ее важность, не является единственной в управлении персоналом.

Категорически согласна с высказыванием: «Если служба персонала реализует множество HR-проектов, блестяще выполняет все свои функции, но об этом неизвестно сотрудникам компании, то служба персонала не делает ничего!»

Какого рода информацию предоставляет служба персонала? Именно она информирует сотрудников о «прибавлении в семье», т. е. представляет новых сотрудников компании, рассказывает о назначениях и перемещениях, информирует об открывающихся вакансиях. Информацию об изменениях в области компенсаций и льгот (обязательно вместе с аргументами и обоснованиями этих изменений) предоставляет именно она. Новости об учебных мероприятиях, различных тренингах, семинарах и конференциях распространяются не только среди участников этих мероприятий, но и среди всех сотрудников компании, создавая тем самым мотивирующий эффект для тех, кого в этот раз не взяли на тренинг. Именно эпистолярное мастерство HR-специалистов способно сделать привлекательным, а не принудительно-обязательным участие в корпоративе или командообразующем мероприятии.

Есть несколько несложных приемов, которые позволяют работу над информационным письмом сделать максимально эффективной. Но прежде чем написать обращение в письме, ответьте себе на несколько вопросов:

· Кому адресовано это письмо?

· Кому еще необходимо знать содержание этого письма? Как правило, в копии указываем непосредственных руководителей сотрудников: все-таки управление персоналом осуществляют они, а не сама HR-служба).

· О чем я хочу сообщить сотрудникам? Изложите суть максимум в двух предложениях и помните о том, что краткость – непременный залог успеха информационного письма: люди предпочитают читать короткие послания.

· Какое действие следует предпринять сотрудникам? Обязательно укажите его в письме! Обращения типа «просим соблюдать чистоту», «одежда должна соответствовать деловому стилю», «явка обязательна» и т. д. являются лишь лозунгами. Такая информация воспринимается как мусор. Хотите повлиять на поведение людей – без обиняков напишите, что «после приема пищи уберите остатки обеда», «мусор выбрасываем в урну, которая находится слева от входа», «в одежде придерживаемся правила «черный низ, белый верх», «мужчины в деловом костюме, рубашка, галстук, дамы – каблук, макияж, юбка по колено», «участников тренинга просим зарегистрироваться в 9.45», «предоставьте справки о составе семьи в отдел кадров» и т. д.

· Какой срок устанавливается для выполнения действия?

· Зачем это необходимо выполнить?

Таким образом, даже самое простое информационное письмо имеет композицию и несет несколько логических частей: введение, доказательство и заключение.

Во введении, как правило, излагаются непосредственный повод для создания информационного письма: «в связи с открытием завода в Новосибирске», «план реализации аксессуаров был перевыполнен в филиале Южный», «в связи с вводом нового штатного расписания». В этой части информационного письма иногда делают ссылки на другие документы – имеет смысл приложить текст предыдущего документа, на который идет ссылка, особенно если документ открытый: «в связи с заключением нового коллективного договора», «согласно действующим правилам внутреннего трудового распорядка».

Суть излагается в доказательстве. При изложении сути уместно использовать количественные и качест-венные критерии, желательно выраженные в цифрах: «лучшим по профессии был признан», «требуется 4 старших продавца с опытом работы в рознице не менее 6 месяцев», «график работы на период профилактических работ».

Заключение – это ГЛАВНАЯ логическая часть, в которой формулируется основная цель информационного письма, его важнейшая суть, просьба, предложение, приказание. Информационное письмо без заключения невозможно.

Наконец, проверьте, соответствует ли созданное вами послание действующей (а не зафиксированной в парадных документах и меморандумах для акционеров) культуре и этическим нормам компании. Прекрасный пример подарила одна из достойных и успешных российских компаний: «В связи с нашим 10-летием для всех сотрудников организован праздник. В программе: выступления учредителей и генерального директора, банкет, концерт. Явка строго обязательна!»

Если в компании не сформирована позиция по отношению к персоналу, если в стратегии ее развития персонал вовсе не упомянут, если персонал является «врагом» или «прислугой», то вы не сможете создать в информационных письмах то, чего нет, – будьте честны с сотрудниками и с собой! И, конечно, вы сами транслируете то отношение к персоналу, носителем которого сами являетесь. Все это можно прочитать в ваших письмах.

С. Васьковская,

консультант
по обучению
и развитию персонала,

С.-Петербург